Deze week begeleidde ik twee promovendi: één tijdens haar proefpromotie en één in de laatste weken voor haar verdediging. Twee verschillende momenten, maar met dezelfde kernvraag: hoe bereid je je zo goed mogelijk voor op de dag waarop alles samenkomt?

Voor veel PhD’s is de verdediging iets om naar uit te kijken — én iets om een beetje tegenop te zien. Een goede voorbereiding helpt niet alleen inhoudelijk, maar ook mentaal: het geeft rust, zelfvertrouwen en regie. Dat bracht me op het idee om mijn meest praktische tips te bundelen. Gebaseerd op mijn eigen ervaring als begeleider van promovendi, en met dank aan de inspiratie van andere experts die waardevolle inzichten delen over de promotievoorbereiding. Deze tips helpen je om goed voorbereid, met rust en zelfvertrouwen je promotie in te gaan.

Bezoek promoties van anderen

Zie promoties niet alleen als ceremonie, maar als leerschool. Observeer hoe anderen reageren op vragen, hoe ze hun tempo houden en hoe ze omgaan met spanning. Noteer wat jij sterk vindt en wat je anders zou doen.

Zorg dat je de inhoud van jouw proefschrift en het onderwerp volledig beheerst

Herlees de hoofdstukken en met name ook de discussie van je eigen proefschrift. Soms is het al lang geleden dat een artikel is gepubliceerd of ben je 2e auteur en heb je zelf de analyses niet uitgevoerd. Dan is het extra belangrijk om je de artikelen (weer) eigen te maken. Weet waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. Wat is de kernboodschap van elk hoofdstuk?

Presenteer je onderzoek op congressen

Het presenteren van onderzoeksresultaten op nationale en internationale congressen is een uitstekende voorbereiding op je verdediging. Je leert om helder te formuleren, met vragen uit het publiek om te gaan en je boodschap af te stemmen op verschillende doelgroepen. Voor begeleiders is het waardevol om promovendi actief kansen te bieden om dit meerdere keren te doen: het vergroot hun zelfvertrouwen en presentatievaardigheid.

Bedenk welke vragen er kunnen worden gesteld

Bedenk welke onderdelen van je proefschrift vragen kunnen oproepen. Zorg dat je helder hebt wat sterke en zwakkere punten zijn, en wees eerlijk over beide. Zorg er ook voor dat je op de hoogte bent van het nieuws en weet welke onderdelen of resultaten discussie kunnen oproepen. Jouw promotor en co-promotor kunnen je daarbij helpen.

Denk ook na over de algemene standaard vragen zoals:

• Wat zou je doen met een royaler onderzoeksbudget?
• Wat zijn de implicaties van je onderzoek voor beleid?
• Wat zou je de minister vandaag aanraden?
• Wat zou je anders doen als je het onderzoek opnieuw mocht opzetten?

Schrijf beknopte, goed beargumenteerde antwoorden op — het versterkt je verhaal en zorgt ervoor dat je al een aantal antwoorden ‘paraat’ hebt. Schrijf ook een elevatorpitch over je belangrijkste conclusies. Dat geeft vertrouwen en houvast.

Ontvang wekelijks een oefenvraag van je (co)promotor

Een goede manier om je voor te bereiden is om in de weken voor de promotie regelmatig een vraag te ontvangen van je promotor of co-promotor. Bijvoorbeeld één vraag per week, via e-mail. Het is een laagdrempelige manier om inhoudelijk scherp te blijven, te oefenen met formuleren van antwoorden en te wennen aan het tempo van vragen en reageren.

Ken je commissie

Verdiep je in de expertise van de leden. Wat zijn hun specialisaties, voorkeuren of kritische punten? Wat zijn hun ‘paradepaardjes’ en hebben ze recent nog een belangrijke publicatie gepubliceerd of zijn ze in het nieuws geweest? Bereid je hier strategisch op voor. Dat wil zeggen: het is altijd mooi als je kunt verwijzen naar hun onderzoek en resultaten.

Weet wat de regels zijn tijdens jouw promotie

Ken de formele regels, aanspreekvormen en volgorde van binnenkomst. Kortom: lees het promotiereglement heel goed door! Zo kom je op de dag zelf niet voor verrassingen te staan. Maak eventueel een spiekbriefje met de aanspreekvormen voor jezelf, zodat je dat in de ‘spanning’ niet vergeet.

Organiseer een proefpromotie

Oefen in een echte setting met een voorzitter, tijdslimiet en inhoudelijke vragen. Oefen dus ook de aanspreektitels en de overgang, als je bijvoorbeeld het woord weer teruggeeft aan de rector. Vraag de collega’s die bij je proefpromotie aanwezig zijn om ieder een hoofdstuk voor te bereiden. Hoe realistischer de setting, hoe minder verrassingen op de dag zelf! Dit helpt je echt om feeling te krijgen met deze bijzondere situatie. Zorg er ook voor dat je je proefpromotie niet te kort voor de promotie dag hebt. Je hebt dan ook nog tijd om ‘als er nog werk aan de winkel is’ hier echt mee aan de slag te gaan!

Lekenpraatje

Maak je presentatie begrijpelijk voor mensen buiten je vakgebied zonder inhoud te verliezen. De presentatie bestaat bij voorkeur uit weinig tekst en veel plaatjes. Mijn voorkeur: lees (gedeeltelijk) het lekenpraatje voor. Dat voorkomt dat zenuwen de controle overnemen. Maar natuurlijk, wanneer presenteren jouw tweede natuur is, dan zou ik het vooral zonder voorlezen doen. Laat proefpersonen (familie en vrienden) buiten je discipline testen of je verhaal helder is. Oefen ook altijd je lekenpraatje tijdens je proefpromotie.

Paranimfen zijn er niet alleen maar voor de gezellig

De paranimf wijkt niet van je zijde gedurende de promotie. Kies mensen bij wie je je gesteund voelt. Bespreek hun rol en wat jij van hen verwacht voor en tijdens de dag. Wanneer het bij jouw universiteit gebruikelijk is dat de paranimf de stelling voorleest als hiernaar wordt gevraagd, bereid ze daar dan op voor.

Visualiseer je promotie

Stel je voor hoe je rustig en zelfverzekerd de zaal binnenloopt, dat in de zaal je familie, collega’s en vrienden zitten, dat de commissie binnen komt lopen, jij de vragen beantwoordt en het applaus in ontvangst neemt als de commissie is weggelopen. Visualisatie helpt om spanning te verminderen.

Zorg voor ontspanning de dag ervoor: RUST UIT!

En heel belangrijk en wat vaak wordt vergeten in alle drukte: Plan de dag vóór je promotie in voor ontspanning. Doe iets wat jou kalmeert: wandelen, sporten, sauna, een boek lezen (niet je proefschrift!) of tijd met vrienden. Laat inhoudelijke voorbereiding even los. Zorg voor voldoende slaap!

Vertrouw op je werk

Je proefschrift is goedgekeurd, dus het ís goed. Jij bent de expert; jij kent jouw publicaties het best en zit volledig in het onderwerp. Vertrouw daarop. Het helpt enorm om die veiligheid in te voelen.

Gewoontes die je kunnen helpen

Wat extra ‘microtips’ uit de praktijk: schrijf dagelijks 10–15 minuten, werk planmatig terug vanaf je einddatum, vul niet je hele agenda vol, en zorg voor peer-schrijfgroepen of buddy’s. Al deze kleine gewoontes versterken je traject.

Tijdens de promotie: Luister goed naar de vragen

Het is heel belangrijk dat je heel goed luistert. Klinkt als een open deur, maar in deze stressvolle omstandigheden kan het zo zijn dat je na het eerst deel van de vraag al bezig bent met het formuleren van het antwoord. Schrijf de vraag eventueel kort op, helemaal wanneer het commissielid meerdere deelvragen heeft.

Parafraseer zo nodig om te checken of je de vraag goed begrijpt. Wanneer er een vraag komt over de beperkingen: begin met wat je wél hebt gedaan en leg daarna uit wat buiten de scope viel.

Tijdens je promotie: Neem je tijd bij antwoorden

Denk even na voordat je spreekt. Structuur geeft rust. Neem een moment om gedachten te ordenen; liever even nadenken dan iets impulsiefs zeggen. Vaak mag je zelfs even opschrijven voordat je begint. Een rustig, goed opgebouwd antwoord wekt meer vertrouwen. begin met wat je wél hebt gedaan, dan met wat niet én waarom niet. Dit geeft controle en helderheid. Gebruik hierbij de kern van je hoofdstukken en de elevatorpitch (zie eerdere tips).

Geef het aan als iets buiten je onderzoek valt, maar probeer wel zo goed mogelijk in de lijn van je eigen onderzoek antwoord te geven.

Wanneer je niet gelijk het volledige antwoord weet; haak aan bij de eenvoudigste deelvraag om beweging in je antwoord te krijgen. En als je echt geen antwoord op de vraag geeft: geef dat aan! Praat er niet met een antwoord omheen, maar geeft eerlijk aan dat het een interessante vraag is, maar dat je er het antwoord op verschuldigd moet blijven. Dat maakt je eerlijk én professioneel.

Wat te doen als je een vraag niet begrijpt of even blokkeert

Tijdens de promotie kan het gebeuren dat een vraag je verrast of dat je even blokkeert. Dat is normaal. Erken het moment en blijf in verbinding met de opponent. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Dat is een scherpe vraag — die verrast me even. Ik geef een eerste aanzet.” Of: “Dat is iets wat me ook heeft beziggehouden, ik denk daar graag even over na.” Tot slot kun je checken of je antwoord voldoende was: “Heeft dit uw vraag beantwoord?” Zo laat je zien dat je reflectief, rustig en in gesprek bent — precies wat in een verdediging indruk maakt.

Tijdens je promotie: SHINEN

Hou voor jezelf in je achterhoofd dat de promotie echt bedoeld is om jou te laten ‘shinen’. De commissie zal zeker kritische vragen stellen en doorvragen, maar dat geeft jou ook de mogelijkheid om te laten zien wat je in huis hebt.

GENIET van je promotiedag

Sta stil bij het moment. Je hebt iets groots bereikt. Adem, glimlach, en geniet van wat je hebt neergezet. DIT IS JOUW DAG!
Wil je meer praktische tools en reflectietips voor promovendi? Connect gerust via LinkedIn of stuur me een bericht — ik deel graag ervaringen en inspiratie.

Tot slot

Dit overzicht is natuurlijk niet volledig. Ik hoor heel graag wat jij zou aanvullen: Welke voorbereiding maakte voor jou het verschil? Laat het mij weten!